- Dapat meningkatkan fahaman peranan pejabat
- Menambahkan pengetahuan kaedah pengurusan pejabat
- Dapat memberi perkhidmatan yang baik kepada pelanggan
- Dapat mengurus dan mengendalikan semua alat perhubungan pejabat
FAD 001 – Pentadbiran Pejabat & Rekod Serta Pengendalian Mesyuarat
FAD 001 – Pentadbiran Pejabat & Rekod Serta Pengendalian Mesyuarat
Objektif
- Dapat menguruskan maklumat dan rekod pejabat dengan baik serta sistematik.
- Memahami semua persediaan awal sebelum mesyuarat
- Dapat menguruskan mesyuarat dengan teratur dan sistematik
- Dapat menjalankan mesyuarat dengan baik tanpa apa-apa kelemahan
- Dapat menyediakan minit mesyuarat secara konsisten dan lengkap
Siapa yang patut hadir
- Kerani
- Setiausaha
- Pegawai Pentadbiran
- Eksekutif Pentadbiran
- Pengawal Dokumen
Faedah kepada peserta
- Peserta dapat memahami dengan lebih jelas cara-cara mengurus dan mengendalikan mesyuarat
- Meningkatkan kemahiran dalam menyediakan minit mesyuarat
Modul Latihan Dua Hari
Hari Pertama
- Takrifan Pejabat dan Organisasi
- Jenis-jenis organisasi
- Peranan dan fungsi pejabat
- Elemen/perkara yang oerlu di Pejabat
- Peralatan pejabat, perabot, kabinet fail dll.
- Carta organisasi, carta aliran kerja
- Peraturan pejabat
- Jadual tugas setiap staf pejabat
- Tanggungjawab serta kebersihan pejabat
- Kaedah bekerja secara berkumpulan
- Kemahiran Berkomunikasi
- Perjenisan komunikasi
- Halangan komunikasi berkesan
- Pengedalian alat komunikasi pejabat
- Pengurusan kaunter/panggilan telefon keluar masuk
- Teknik menjawab dan membuat panggilan telefon
- Meningkatkan kualiti peribadi
- Kaedah mengurus masa kerja
- Pengurusan pembelian keperluan pejabat
- Penyelengaraan inventori/stok
- Penggunaan boroang pesanan, belian
- Penerimaan barang, tanggungjawab penerimaan dan pendedaran barang keperluan pejabat
Hari Kedua
- Jenis system fail
- Kaedah pengelasan perkara
- Penggunaan dan penyimpanan
- Kawalan penggunaan rekod
- Keselamatan dan penjagaan, rekod
- Pelupusan rekod
- Jenis-jenis mesyuarat
- Mesyuarat berbentuk makluman
- Perancangan kerja
- Persediaan-persediaan bagi mengadakan mesyuarat bermula
- Sebelum mesyuarat bermula
- Tempat mesyuarat
- Keperluan-keperluan mesyuarat
- Surat Jemputan/peringatan
- Tindakan selepas mesyuarat
- Tugas Pengerusi dan Setiausaha
Persediaan Oleh Setiausaha Untuk Mencatat Minit Mesyuarat
- Perkara-perkara yang harus dicatat seperti segala kehadiran, tajuk yang dibincangkan, perhubungan setiausaha/pencatat minit/Pengurusi/Ahli-ahli.