Program ini adalah bertujuan memberikan kesedaran dan pendedahan kepada peserta program berkaitan dengan aspek pengurusan fail dan rekod di dalam sesebuah organisasi mengikut akta dan pekeliling yang telah ditetapkan. Program ini secara khususnya adalah untuk meningkatkan dan menambah pengetahuan asas dan kemahiran peserta program ini untuk menguruskan rekod-rekod dan fail- fail di dalam sesebuah Jabatan di dalam organisasi mereka.
FAD 003 – Teknik Pengurusan Fail Dan Rekod Yang Efektif, 20 & 21 May 2024
FAD 003 – Teknik Pengurusan Fail Dan Rekod Yang Efektif, 20 & 21 May 2024
RM 1,990.00
PENGENALAN
OBJEKTIF
Program ini bertujuan untuk membolehkan peserta mencapai objektif seperti berikut:
- Menjelaskan pentingnya amalan pengurusan rekod yang baik dipejabat masing-masing
- Mengaplikasikan kemahiran dalam mengendalikan rekod agensi masing-masing.
- Menerangkan cara pengurusan rekod secara teori dan praktikal.
- Menggunakan kemahiran memproses rekod-rekod khususnya dalam mengendalikan rekod-rekod di peringkat penyusunan, penyimpanan, penjagaan dan pelupusan rekod.
- Mengurangkan masa mengesan rekod/maklumat serta dapat memberi maklumat dengan cepat dan tepat
SIAPA YANG PERLU HADIR
Program ini dikhaskan untuk Para Pengurus dan Pentadbir, Para Penyelia dan Pegawai Tadbir, Penolong Pegawai Tadbir, Setiausaha, Kerani Fail dan Kakitangan Sokongan.
MAKLUM BALAS
- Penceramah sangat peramah, ada komunikasi dua hala dan cara penyampaian mudah difahami.
- Ilmu yang disampaikan oleh En Jumari sangat bagus.
MODUL LATIHAN 2 HARI
Hari Pertama (9am - 5pm)
- Profesionalisma dalam pengurusan pejabat
- Pengurusan rekod sebagai salah satu teknik dalam pengurusan
- Peringkat-peringkat dalam pengurusan rekod
- Konsep dan kitaran hidup rekod
- Faedah program pengurusan rekod / kegunaan rekod
- Kaedah pengendalian surat-menyurat dan fail
- Penentuan tajuk dan nombor / pengelasan
- Kaedah Pengindeksan
- Reka bentuk fail yang praktikal
- Kaedah membuka fail baru
- Kaedah menutup fail/syarat menutup fail
- Penggunaan dan fungsi kertas minit
- Mengandungkan lampiran dan penomborannya
- Pegesanan / pegawalan pergerakan rekod
- Penyimpanan dan pengesanan
- Kesesuaian / lokasi tempat simpanan rekod
- Keperluan dan keselamatan rekod
- Pencegahan dari kebakaran
- Kawalan suhu dan kelembapan
- Kawalan dari mahluk perosak
- Penggunaan peralatan yang sesuai
Hari Kedua (9am - 5pm)
- Akta dan pekeliling-pekeliling yang berkaitan
- Arahan-arahan umum
- Kesedaran umum mengenai peraturan pengurusan rekod
- Aktiviti diperingkat akhir rekod
- Beberapa nilai rekod
- Bagaimana menentukan kaedah pemisahan / pelupusan rekod
- Aktiviti-aktiviti di peringkat pemisahan / pelupusan rekod / Penilaian
- Faedah selepas pemisahan / pelupusan rekod
- Bagaimana mengarkibkan rekod tidak aktif (Archiving)
- Pihak yang terlibat dengan pengurusan pejabat
- Tugas dan tanggungjawab
- Menentukan keselamatan pejabat
- 5S sebagai amalan pengurusan berkesan
- Pengurusan kaunter berkualiti