CWS 009 – Kursus Penulisan Surat Rasmi & Memo Berkualiti, 12 &13 September 2023

PENGENALAN

Ramai pegawai dalam mana-mana organisasi mengambil mudah mengenai kepentingan dokumen seperti surat rasmi, memo dan emel. Namun apabila diberikan tugasan bagi menyediakan dokumen berkenaan, hasilnya kadangkala tidak seperti yang dijangkakan. Realitinya, dokumen mudah ini membawa beban berat sebagai wakil organisasi dalam proses komunikasi tulisan.

Oleh yang demikian, kemahiran penyediaan dokumen rasmi pengurusan yang

berkesan adalah kemahiran penting bukan sahaja bagi pegawai sokongan bahkan pegawai di peringkat atasan juga. Kemahiran ini wajar dikuasai oleh semua bagi menjamin kecekapan proses kerja, penjimatan masa dan tenaga, serta penampilan imej professionalisme organisasi.

Kertas cadangan ini memperincikan cadangan bagi bengkel penulisan dokumen

rasmi pengurusan melibatkan dokumen surat rasmi, memo dan, emel rasmi. Ketiga-tiga dokumen ini adalah instrumen utama dalam proses komunikasi bertulis dalam organisasi.

Dengan memahami apa yang menyebabkan sesuatu mesyuarat biasa tidak berkesan atau hanya satu aktiviti yang membuang masa – maka adalah penting untuk mengetahui apakah ciri-ciri utama suatu mesyuarat yang berjaya – supaya strategi yang positif dapat diambil bagi memastikan keberkesanannya.

Masalah juga sering dihadapi apabila seseorang cuba menulis minit sesuatu mesyuarat dengan baik dan berkesan. Banyak kekeliruan timbul berkenaan dengan APA yang perlu ditulis dan BAGAIMANA untuk menghasilkan satu minit yang baik dan berkesan.

Modul ini telah disusun untuk membincangkan topik ini secara khusus untuk melatih para peserta beberapa kaedah mudah untuk menulis memo, e-mel, surat rasmi, dan menangani kekeliruan yang biasa dihadapi apabila cuba menulis minit mesyuarat – melalui pendekatan bengkel “hands-on”.

• Pendedahan kepada peserta mengenai format rasmi setiap kertas sesuai Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (bagi agensi kerajaan) atau pun piawaian dan amalan industri swasta.
• Pendedahan kepada peserta mengenai penggunaan tatabahasa melayu yang betul dalam komunikasi tulisan melibatkan penyediaan dokumen rasmipengurusan.
• Pendedahan kepada peserta mengenai proses lengkap penyediaan dokumen rasmi yang berkesan bermula dari peringkat pra penulisan, penulisan dan pasca penulisan.
• Pelaksanaan latihan amali bagi proses penyediaan dokumen rasmi pengurusan bagi memastikan maklumat yang dipelajari dapat dipraktikkan secara terus.
• Pendedahan kepada peserta dengan contohcontoh dokumen berkualiti yang pernah disediakan bagi tujuan rasmi. Contoh ini dirujuk sepanjang proses bengkel berjalan.
• Pendedahan kepada peserta mengenai keperluan penilaian profil pembaca dokumen rasmi bagi tujuan memastikan dokumen yang ditulis memenuhi matlamat penyediaannya