- Dapat mempertingkatkan kesedaran tentang pentingnya amalan pengurusan rekod yang baik dipejabat masing-masing.
- Dapat mempertingkatkan kemahiran dalam mengedalikan rekod agensi masing-masing.
- Dapat mempertingkatkan fahaman dalam pengurusan rekod secara teori dan praktikal yang akan membolehkan pelaksanaan dan tanggungjawab terhadap rekod di agensi masing-masing.
FAD 003- Teknik Pengurusan Fail dan Rekod yang Efektif
FAD 003- Teknik Pengurusan Fail dan Rekod yang Efektif
Objektif
- Dapat meningkatkan lagi kemahiran memproses rekod-rekod khususnya dalam mengedalikan rekod-rekod di peringkat penyusunan, penyimpanan, penjagaan dan pelupusan rekod.
- Dapat memperbaiki dan mengurangkan masa mengesan rekod/malumat serta dapat memberi maklumat dengan cepat dan tepat.
- Dapat meningkatkan kecekapan dan imej agensi masing-masing.
Siapa yang perlu hadir
- Pengawai Tadbir
- Pembantu Tadbir
- Pembantu Peribadi
- Setiausaha
- Kerani
- Staf sokongan
- Kerani Fail
- Penyelia Fail
Faedah kepada peserta
- Peserta dapat memahami dengan lebih jelas teknik pengurusan fail dan rekod yang efektif
Modul Latihan 2 Hari
Hari Pertama
- Pengurusan rekod sebagai salah satu teknik dalam pengurusan
- Istilah-istilah dan pengunaannya
- Peringkat-peringkat dalam pengurusan rekod
- Konsep dan kitaran hidup rekod
- Faedah program pengurusan rekod/kegunaan rekod
- Kaedah pengedalian surat-menyurat dan fail
- Penentuan tajuk dan nombor/pengelasan
- Kaedah Pengindeksan
- Reka bentuk fail yang praktikal
- Kaedah membuka fail baru
- Kaedah menutup fail/syarat menutup fail
- Penggunaan dan fungsi kertas minit
- Mengandungkan lampiran dan penomborannya
- Pengesanan/pengawalan pergerakan rekod
- Penyimpanan dan pengesanan
- Kesesuaian/lokasi tempat simpanan rekod
- Keperluan dan keselamatan rekod
- Kawalan suhu dan kelembapan
- Kawalan dari makhluk perosak
- Penggunaan peralatan yang sesuai
- Akta dan pekeliling-pekeliling yang berkaitan
- Arahan-arahan umum
- Kesedaran umum mengenai peraturan pengurusan rekod
Hari Kedua
- Tempat Simpanan Rekod yang Selamat
- Kperluan Peralatan
- Kesesuaian Suhu/Kelembapan Penyimpanan Rekod
- Aktiviti diperingkat akhir rekod
- Beberapa nilai rekod
- Bagaiman menentukan kaedah pemisahan/pelupusan rekod
- Aktiviti-aktiviti di peringkat pemisahan/pelupusan rekod/ Penilaian
- Faedah selepas pemisahan/pelupusan rekod
- Bagaimana mengarkibkan rekod tidak aktif (Archiving)
- Find out what is important
- Identify ways for improvements
- Pengurusan Rekod
- Pentadbiran Arkib
Sesi Latih Amal